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2017年3月16日 (木)

文書作成における抽象のコントロール

 社会では、色々な文書の作成が必要になる。そのような文書を読むとき、事実と意見の分離がきちんとできているかどうかは、論理的文書の判定条件として、色々なところで指摘されている。そこで、私がもう一つ指摘しておきたいものがある。
 それは抽象のレベルの制御である。具体的には

  

一般論を述べる
  その具体例を列挙する、または行動方針などで具体化する

この構造がキチンとできていれば、文章の説得力が増し、読みやすくなる。また、これに関連して、並列的な項目は抽象の度合いをそろえることも大切である。「安全重視、利益はその次」、という風な表現と、「顧客優先、通勤災害0」というような表現をみれば、同じレベルの一般化での表現の必要が解るだろう。

 さて、職場においては、上司と部下の関係で、このような抽象化―具体化の関係が出てくる。一般に上司は、広い範囲を見る。従って、多くの事項を考慮するので文書にも抽象的な表現が多くなる。一方、部下はより狭い範囲をきちんと観るのが仕事となる。従って、より具体的なことを記述することが必要となる。
 この原理が解ると、上司方針をコピペしただけの文書が、なぜ評価されない変わってくる。上司の一般論をに対して、具体化という付加価値をつけない文書はダメ文書である。コピペしたものに、どこまで具体化をつけるか、自分の範囲外をどこまで削除するか、これを考えればコピペでもよいのだが、それができなければダメ文書になる。

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